Środowisko IT rozwija się bardzo dynamicznie, wiele osób świadczy usługi wyłącznie zdalnie, bez obecności w biurze. Często okazuje się, że również umowy regulujące świadczenie tych usług są zawierane w sposób zdalny- przykładowo za pomocą skanów podpisanych dokumentów albo poprzez popularne narzędzia do elektronicznego podpisywania dokumentów. Czy takie umowy są ważne? Czy podpisywanie umów w branży IT bez zachowania formy pisemnej jest poprawne?

Forma umowy B2B w branży IT

Ustawa nie przewiduje żadnej szczególnej formy dla umowy cywilnoprawnej B2B, która zazwyczaj będzie miała cechy umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło lub cechy obydwu tych umów. Umowa taka będzie zatem co do zasady ważna, z jednym znaczącym zastrzeżeniem, dotyczącym przeniesienia praw autorskich. Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku większości umów w IT przeniesienie praw autorskich jest kluczowym elementem umów – zarówno pomiędzy kontraktorem a firmą (umowa B2B), jak i pomiędzy firmą a klientem. Należy przy tym zwrócić uwagę, że nieskuteczność przeniesienia praw autorskich na etapie umowy B2B powoduje, że nie możemy przenieść ich dalej na kontrahenta- a to może rodzić odpowiedzialność za niewłaściwe wykonanie umowy, w tym naruszenie praw autorskich osób trzecich. Jest to bardzo wrażliwa kwestia, która powoduje, że klient końcowy nie nabywa praw do rozwiązania, którego wykonanie zlecił.

Czym jest forma pisemna umowy?

Forma pisemna umowy wiąże się z koniecznością złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie. Tego wymogu nie będzie spełniało przesłanie skanu podpisanego dokumentu- taka forma jest uznawana za formę dokumentową, a nie pisemną, nie będzie zatem spełniała wymogów powołanego powyżej art. 53. Wykorzystanie zwykłego podpisu elektronicznego również tej formy nie spełni, ponieważ nie będzie to podpis własnoręczny.

Forma elektroniczna

Kodeks cywilny w art. 78(1) wprowadza także elektroniczną formę czynności prawnej, która jest równoważna formie pisemnej. Ale uwaga- forma elektroniczna jest zachowana tylko wtedy, gdy złożone oświadczenie opatrzymy podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Dobra wiadomość jest taka, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest łatwo dostępny, natomiast gorsza- że jego wykorzystanie wiąże się z pewnymi kosztami. Posiadanie podpisu kwalifikowanego jest jednak coraz częstsze w firmach, choć zazwyczaj dotyczy to kadry zarządzającej. Nie da się także ukryć, że podpisu kwalifikowanego nie posiadają zazwyczaj także kontraktorzy, z którymi podpisujemy umowę- można temu jednak łatwo zaradzić w ten sposób, że wykupi się jednorazowy podpis elektroniczny kwalifikowany. Koszt takiego podpisu nie jest znaczny, a pozwala zapewnić nam prawidłowe podpisanie umowy i przeniesienie praw autorskich.

Niestety nie wszystkie firmy są świadome powyższych przepisów. Jest także duża presja ze strony kontrahentów, aby umowy podpisywać elektronicznie, jednak nie zawsze wymagana forma podpisu kwalifikowanego jest zachowywana. W praktyce spotkałam się z sytuacjami, w których umowy nie miały zachowanej odpowiedniej formy. Naprawienie tej sytuacji może okazać się skomplikowane, dlatego lepiej zawczasu zadbać o zachowanie wymogów formalnych.