Spadek produktywności wśród pracowników biurowych to realny problem, który spędza sen z powiem pracodawcom. Sytuacja może dotyczyć w szczególności pracy zdalnej, ale często ma miejsce także w ramach pracy z biura, zwłaszcza w przypadku pracy zmianowej, która wiąże się z niestandardowymi godzinami pracy pracownika. W takim przypadku pracodawcy mają często utrudnione zadanie, jeśli chodzi o kontrolę czasu pracy pracownika. Czy rozwiązaniem jest monitoring aktywności komputera pracownika? Czy stosowanie monitoringu jest zgodne z prawem?

Monitoring poczty elektronicznej

Stosowanie monitoringu poczty elektronicznej reguluje Kodeks Pracy w art. 22(3). Zgodnie z tym przepisem wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej jest możliwe, jeśli jest to:

– niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz

– właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Do tego typu monitoringu stosujemy odpowiednio przepisy dotyczące monitoring wizyjnego, w tym w szczególności w zakresie dotyczącym wprowadzenia tego monitoringu, a także jego oznaczenia.

Monitorowanie ruchów myszki komputerowej i wykorzystania klawiatury

Przepisy dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosują się także do innego rodzaju monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do wypełnienia celów wskazanych w poprzednim ustępie.

Przykład: Pracodawca podejrzewa, że pracownicy nie wykonują należycie swoich obowiązków. W szczególności pracodawca podejrzewa, że pracownicy kończą pracę za wcześnie albo w trakcie pracy zajmują się innymi sprawami. Pracodawca zaobserwował spadek produktywności wśród pracowników. Pracodawca podjął decyzję o zastosowaniu programu, który monitoruje ruchy myszki lub kursora na komputerze, a także klawiatury.

W ww. przykładzie pracodawca ma jasne przesłanki, aby podejrzewać, że praca jest wykonywana nienależycie. Z uwagi na ten fakt, pracodawca podjął decyzję o tym, że będzie monitorował ruch myszki lub kursora na komputerze. Taka forma monitoringu jest jak najbardziej dopuszczalna, należy jednak zastosować się do zasad wynikających z Kodeksu pracy.

Ochrona prywatności Pracownika

Stosowanie monitoringu poczty elektronicznej lub monitoringu innych narzędzi, nie może wiązać się z naruszeniem tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pojęcia te nie są w tym przypadku do końca jasne, zwłaszcza, jeśli mówimy o tajemnicy korespondencji. W tym przypadku pracodawca ma bowiem prawo wymagać, aby pracownik w czasie pracy prowadził jedynie korespondencję służbową, tj. w imieniu pracodawcy, w ramach wykonywania swoich obowiązków.  Jednocześnie, gdyby pracownik nie zastosował się do tego wymagania, to pracodawca obowiązany jest w dalszym ciągu dbać o zachowanie poufności korespondencji prywatnej pracownika.

W zakresie dóbr osobistych odwołać się natomiast należy do art. 23 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dobra osobiste człowieka to m.in. zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.

Pracodawca, który decyduje się na wprowadzenie monitoringu, powinien wobec powyższego skonstruować go w taki sposób, aby dobra osobiste pracownika pozostały nienaruszone.

Monitoring a Kontrola Pracownika

Fakt, że pracodawca kontroluje pracę pracownika, w tym posiada możliwość wejścia na jego skrzynkę pocztową lub do komunikatora nie znaczy automatycznie, że stosuje on monitoring. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego PWN „monitoring” oznacza „stałą obserwację i kontrolę jakichś procesów lub zjawisk” (zob. https://sjp.pwn.pl/sjp/monitoring;2568296.html), nie może wobec powyższego obejmować incydentalnych kontroli przeprowadzanych przez pracodawcę albo sytuacji, w których pracodawca z uwagi na organizację pracy uzyskuje czasowy dostęp do poczty elektronicznej pracownika (przykładowo z uwagi na nieobecność pracownika). Jeśli taki dostęp lub kontrola mając charakter okazjonalny, incydentalny- związany z bieżącą pracą zakładu pracy, koniecznością zapewnienia ciągłości pracy itp. to takie kontrole będą jak najbardziej uzasadnione i jednocześnie nie będą stanowiły monitoringu (tak: A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025, Legalis).

Sposób wprowadzenia monitoringu- praktyczne uwagi

Monitoring należy wprowadzić za pomocą obwieszczenia albo w regulaminie pracy, względnie w układzie zbiorowym (jeśli obowiązuje w zakładzie pracy). W dokumentach tych należy ustalić:

– cel;

– zakres;

– sposób zastosowania monitoringu.

Należy zwrócić uwagę, że powyższe elementy powinny obowiązkowo znaleźć się w regulaminie pracy, a nie w osobnym dokumencie.  Nie ma jednak przeszkód, aby w regulaminie zamieścić informację nieco bardziej ogólną, a szczegóły techniczne (instrukcja obsługi, kwestie techniczne związane z instalacją itp.) zamieścić w osobnym dokumencie lub w dostępnym dla pracowników miejscu w systemie informatycznym.  Wymagane informacje w zakresie stosowania monitoringu mogą także znaleźć się w procedurze, która zostanie włączona do regulaminu pracy jako załącznik. Taki załącznik stanowi integralną część regulaminu, a zatem wymogi ww. przepisu są spełnione.

Jak szczegółowo opisywać działanie systemu monitorującego w regulaminie?

Kierując się ww. przepisami regulaminu pracy należy uznać, że opis sposobu działania, celów i zakresu działania nie musi być nadmiernie szczegółowy, jednak powinien być na tyle precyzyjny, aby pracownicy byli w stanie dowiedzieć się, jak działa dany system i w jakim celu, a także co będzie monitorował. Przykładowo, jeśli wprowadzamy monitoring poczty elektronicznej to opisujemy, w jaki sposób będzie przebiegał monitoring za pomocą aplikacji stosowanej przez pracodawcę. W przypadku monitoringu komputera wskażemy natomiast (przykładowo), że monitorowane będą ruchy myszką i użytkowanie klawiatury. Jeśli chodzi o cele działania, które również muszą zostać wskazane, tutaj swoboda pracodawcy jest ograniczona, albowiem cele określa kodeks pracy i musimy się do nich zastosować- innymi słowy, nie możemy wprowadzić monitoringu dla wypełnienia innych celów niż te, określone w kodeksie, a które związane są z zapewnieniem odpowiedniego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych przez pracodawcę narzędzi.

Monitoring komputera pracownika a ochrona danych osobowych

Wprowadzając monitoring nie można tracić z oczu obowiązków związanych z ochroną danych osobowych oraz RODO.  Przekazując pracownikom informacje dotyczące monitoringu należy pamiętać o treści art. 13 RODO, który statuuje obowiązek informacyjny. Zgodnie z tym przepisem konieczne jest przekazanie pracownikom informacji m.in. o administratorze, o celach i podstawach przetwarzania danych, czy odbiorcach danych. Bardzo ważne jest także, aby ustalić okresy retencji, tj. okres przechowywania danych. Co do zasady dane powinny być przetwarzane jak najkrócej, np. jeśli są wykorzystywane do potwierdzenia prawidłowości raportów godzinowych to wystarczy, aby było przetwarzane przez okres ok. miesiąca, jednak ten czas mógłby się wydłużyć przykładowo w sytuacji, w której zaistniałaby konieczność obrony przed roszczeniami lub zabezpieczenia roszczeń. Kwestie związane z monitoringiem powinny zostać także opisane w rejestrze czynności przetwarzania, prowadzonym przez pracodawcę.

Czy monitoring może dotyczyć jedynie części Pracowników?

Nie ma przeszkód, aby pracodawca zastosował monitoring do wybranych działów w firmie. Nie zawsze będzie konieczność, aby monitoring był stosowany w stosunku do wszystkich pracowników. Może się zdarzyć, że przesłanki zastosowania monitoringu są spełnione tylko co do niektórych działów albo co do niektórych działów jego wprowadzenie jest niepotrzebne (przykładowo, nie wszyscy w firmie korzystają z komputerów w codziennej pracy).

Dodatkowo, z kodeksu pracy wynika, że o ile o wprowadzeniu monitoringu informowani są wszyscy pracownicy, w odpowiedniej formie (np. regulaminu pracy), to dodatkowo należy przekazać informację indywidualną na piśmie osobom, które faktycznie będą tym monitoringiem objęte. W przypadku nowych pracowników informację przekazujemy pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy. Taka informacja indywidualna powinna znaleźć się w aktach osobowych pracownika, dlatego musimy mieć potwierdzenie jej przekazania, najlepiej w formie podpisu.

Jak prawidłowo oznaczyć monitoring?

Do monitoringu poczty elektronicznej, jak również monitoring komputera zastosowanie ma odpowiednio poniższy przepis kodeksu pracy: § 9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Nie jest do końca jasne, w jaki sposób prawidłowo zastosować ww. przepis do innych form monitoringu, są w tym zakresie różne pomysły i interpretacje, pojawiają się także zarzuty, że przepis ten jest niedostosowany do form monitoringu innych niż monitoring wizyjny. W praktyce jednak monitoring elektroniczny (np. komputera, maila) oznacza się np. poprzez wyświetlanie komunikatu na ekranie albo napisu w programie poczty elektronicznej. Czasem jednak nie zawsze wdrożenie tego typu pomysłów jest możliwe, dlatego uznaje się, że jest dopuszczalne, aby po prostu okleić komputer naklejkami z informacją o monitoringu.  Takie oznaczenie musi pojawić się najpóźniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring komputerów osób na B2B

Kodeks pracy nie ma zastosowania do osób na umowach B2B lub innych umowach cywilnoprawnych. Nie oznacza to jednak, że mamy dowolność w kwestii wprowadzenia monitoringu aktywności komputera, czy poczty elektronicznej w przypadku takich osób. Wręcz przeciwnie- kwestią otwartą pozostaje, czy taki monitoring w ogóle jest możliwy w przypadku takich umów, skoro osoby na tych umowach powinny mieć swobodę środków wykonania umowy i nie mogą pracować pod kierownictwem kontrahenta, zależałoby to jednak od okoliczności konkretnej współpracy. W przypadku, gdyby po analizie danej sprawy firma zdecydowałaby się na taki monitoring to na pewno musiałaby zadbać o odpowiednie wypełnienie obowiązków wynikających z RODO, a także poszanowanie prywatności i innych dóbr osobistych współpracownika. Zatem również w przypadku współpracy w oparciu o umowy cywilnoprawne konieczne byłoby zastosowanie pełnej przejrzystości zarówno w kwestii działania programu monitorującego, jak i informowania o nim.

Reasumując, wprowadzenie monitoringu aktywności komputera, monitoringu aktywności myszki i klawiatury, czy monitoringu poczty elektronicznej jest zgodne z prawem. Stosowanie tych form w stosunku do pracowników może jednak mieć miejsce wyłącznie po spełnieniu odpowiednich obowiązków wynikających z kodeksu pracy i przy spełnieniu przesłanek tam przewidzianych.