Jak napisać umowę agencyjną

Umowa agencyjna (potocznie określana czasem jako umowa prowizyjna) jest dość często spotykana w obrocie gospodarczym. Zazwyczaj zawierają ją osoby (przedsiębiorstwa), które chcą sformalizować sposób polecania klientów albo chcą zlecić komuś ich pozyskiwanie w zamian za uiszczanie wynagrodzenia. Przy zawieraniu umowy agencyjnej należy zachować ostrożność, ponieważ swoboda stron jest w tym przypadku ograniczona przez przepisy, których nie wolno modyfikować.

Umowa agencyjna- definicja ustawowa

Zgodnie z art. 758 § 1 kodeksu cywilnego: Przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu.

A zatem umowa ta zwierana jest pomiędzy zlecającym przedsiębiorcą a agentem, którego zadaniem będzie pozyskanie klientów dla tego przedsiębiorcy. Należy przy tym podkreślić, że umowa powinna określać, czy agent jest uprawniony do zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy bezpośrednio czy też nie. Agent musi mieć bowiem umocowanie do tego, aby takie umowy zawierać.

Forma umowy agencyjnej

Umowa agencyjna może być zawarta w dowolnej formie, nawet ustnej. Jednakże, zgodnie z 758² kc każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających, a zrzeczenie się tego uprawnienia jest nieważne.

Obowiązki stron umowy agencyjnej

W umowie agencyjnej szczególne znaczenie ma wzajemne zaufanie stron. Agent w pewnym zakresie reprezentuje zlecającego, przedstawia jego ofertę, cennik, a czasem jest nawet upoważniony do zawierania w jego imieniu dalszych umów. W związku z tym strony umowy agencyjnej zobowiązane są do lojalności wobec siebie nawzajem (art. 760 kc). W umowie agencyjnej warto również zastrzec obowiązek zachowania poufności w zakresie przekazywanych informacji, obowiązek dbania o renomę zlecającego i inne.

Obowiązki agenta

Zgodnie z przepisami (760¹  kc) agent powinien przekazywać zlecającemu raporty ze swojej działalności, przy czym umowa może zobowiązać go do tego, aby miały one charakter cykliczny (np. 1 raz na tydzień). Agent powinien przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla dającego zlecenie oraz przestrzegać jego wskazówek uzasadnionych w danych okolicznościach, a także podejmować, w zakresie prowadzonych spraw, czynności potrzebne do ochrony praw dającego zlecenie. Obowiązku tego nie można wyłączyć.

Obowiązki zleceniodawcy- 760²  kc

W ramach umowy agencyjnej zleceniodawca powinien współpracować z agentem- tak, aby umożliwić mu faktyczne wykonanie umowy. Dający zlecenie obowiązany jest przekazywać agentowi dokumenty i informacje potrzebne do prawidłowego wykonania umowy. Takimi dokumentami mogą być wstępne warunki zawarcia umowy, cenniki, materiały promocyjne, warunki współpracy, zakres usług świadczonych przez zleceniodawcę i inne- wszystko, co może okazać się istotne dla pozyskania klienta.

Dający zlecenie obowiązany jest również w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy oraz o niewykonaniu umowy, przy której zawarciu agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu dającego zlecenie. Dający zlecenie powinien również zawiadomić  w rozsądnym czasie agenta o tym, że liczba umów, których zawarcie przewiduje, lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać. Postanowienia umowne sprzeczne z powyższymi zasadami są nieważne

To jednak nie znaczy, że zleceniodawca i agent nie mogą wdrożyć specjalnego systemu, wedle którego dający zlecenie będzie informował agenta o zawartej umowie, liczbie umów, wartości umów i innych okolicznościach niezbędnych do wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy agencyjnej. W praktyce przedsiębiorcy powyższe informacje przekazują sobie zazwyczaj drogą elektroniczną. Można zatem w pewnym zakresie powyższe zasady uszczegółowić w umowie.

Do czego agent jest upoważniony?

Jeżeli nie ma innych ustaleń w umowie agencyjnej to zgodnie z art. 759 kc agent jest upoważniony do przyjmowania dla dającego zlecenie zapłaty za świadczenie, które spełnia za dającego zlecenie, oraz do przyjmowania dla niego świadczeń, za które płaci, jak również do odbierania zawiadomień o wadach oraz oświadczeń dotyczących wykonania umowy, którą zawarł w imieniu dającego zlecenie. Z tego względu, jeżeli nie chcemy, aby agent miał aż tak szerokie uprawnienia to warto w sposób wyraźny wyłączyć zastosowanie tego przepisu w umowie.

Jeżeli natomiast agent przekroczy zakres swojego upoważnienia to umowę, którą agent zawarł w imieniu dającego zlecenie uważa się za potwierdzoną, jeżeli dający zlecenie niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o zawarciu umowy nie oświadczy klientowi, że umowy nie potwierdza.

Wynagrodzenie agenta- prowizja

W przypadku umowy agencyjnej wynagrodzeniem agenta jest zazwyczaj prowizja – choć można ustalić to wynagrodzenie inaczej, np. w formie jednorazowej płatności na rzecz agenta. Prowizja oznacza takie wynagrodzenie, którego wysokość zależy od liczby lub wartości zawartych przez przedsiębiorcę z poleconymi przez agenta klientami umów. W umowie doradzam dokładne określenie prowizji lub zasad jej ustalenia, ponieważ przepisy nie precyzują tych kwestii w sposób dostatecznie jasny. Zgodnie z art. 758¹  § 3kc jeżeli wysokość prowizji nie została w umowie określona, należy się ona w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta, a w razie niemożności ustalenia prowizji w ten sposób, agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości, uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności.

Przepis ten jest na tyle niedookreślony, że ustalenie prowizji w sytuacji spornej wydaje się niemożliwe, dlatego najlepiej zabezpieczyć się na etapie zawierania umowy.

W jaki sposób ustala się prowizję w umowie agencyjnej?

W ramach umowy agencyjnej można sposób obliczenia prowizji ustalić w ten sposób, aby wynosiła ona określony procent wartości umowy zawartej pomiędzy poleconym klientem a zlecającym. Można ustalić również inną wartość prowizji dla pierwszego roku obowiązywania umowy, inny procent dla kolejnego roku lub lat. Płatność prowizji może być ograniczona do kilka lat trwania umowy pomiędzy klientem a zlecającym. Należy również zawrzeć postanowienia odnośnie tego co się stanie z prowizją w przypadku rozwiązania umowy agencyjnej oraz w przypadku rozwiązania umowy przez klienta i zlecającego.

Od jakich umów należna jest prowizja?

Zgodnie z art.761 kc agent może żądać prowizji od umów zawartych w czasie trwania umowy agencyjnej, jeżeli do ich zawarcia doszło w wyniku jego działalności lub jeżeli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta poprzednio dla umów tego samego rodzaju. Prowizja jest zatem należna, jeżeli finalna umowa zostanie zawarta z klientem odkrytym i pozyskanym przez agenta.

Umowa agencyjna wyłączna czy niewyłączna

Może być tak, że umowa agencyjna przyznaje prawo wyłączności do oznaczonej grupy klientów lub obszaru geograficznego. W takim przypadku, jeżeli w czasie trwania umowy agencyjnej dający zlecenie zawrze umowę z klientem z tego obszaru lub grupy to agent może żądać od tej umowy prowizji. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, dający zlecenie, ma obowiązek zawiadomić agenta o zawarciu takiej umowy właśnie.

Prowizja po rozwiązaniu umowy agencyjnej

Zazwyczaj kwestie prowizji należnej po rozwiązaniu umowy uregulowane są w jej treści, jednak z pomocą przychodzi w tym zakresie art. 761¹  kc. Zgodnie z tym przepisem agent może żądać prowizji od umowy zawartej po rozwiązaniu umowy agencyjnej, jeżeli – przy spełnieniu przesłanek z art. 761 – propozycję zawarcia umowy dający zlecenie lub agent otrzymał od klienta przed rozwiązaniem umowy agencyjnej.

Agent może również  żądać prowizji od umowy zawartej po rozwiązaniu umowy agencyjnej także wtedy, gdy do jej zawarcia doszło w przeważającej mierze w wyniku jego działalności w okresie trwania umowy agencyjnej, a zarazem w rozsądnym czasie od jej rozwiązania. Agent nie może żądać takiej prowizji wówczas, gdy jest ona należna poprzedniemu agentowi, chyba że względy słuszności przemawiają za podziałem prowizji pomiędzy obu agentów.

W niektórych przypadkach agent nie może żądać prowizji. Dzieje się tak, gdy oczywiste jest, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli natomiast prowizja została już agentowi wypłacona, podlega ona zwrotowi (Art. 761⁴ kc).

Prowizja del credere w umowie agencyjnej

Ciekawym zastrzeżeniem w umowie agencyjnej jest tzw. prowizja del credere. Prowizja taka polega na tym, że agent w formie pisemnej, za odrębnym wynagrodzeniem (właśnie prowizją del credere) w uzgodnionym zakresie odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, agent odpowiada za to, że klient spełni świadczenie. W razie niezachowania formy pisemnej poczytuje się umowę agencyjną za zawartą bez tego zastrzeżenia. Odpowiedzialność agenta może być ograniczona i  dotyczyć tylko oznaczonej umowy lub umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu pośredniczył albo które zawarł w imieniu dającego zlecenie.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej

Przepisy odnośnie wypowiedzenia umowy agencyjnej są chyba największym zaskoczeniem dla osób zawierających takie umowy. Terminy wypowiedzenia bowiem nie mogą być skracane. W związku z czym skrócenie terminów wypowiedzenia w umowie będzie nieważne.

Terminy wypowiedzenia zostały uregulowane następująco:

Art. 764¹ 

• 1. Umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy. Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane.
• 2. Ustawowe terminy wypowiedzenia mogą zostać umownie przedłużone, z tym że termin ustalony dla dającego zlecenie nie może być krótszy niż termin ustalony dla agenta. Przedłużenie terminu dla agenta powoduje takie samo przedłużenie dla dającego zlecenie.
• 3. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, termin wypowiedzenia upływa z końcem miesiąca kalendarzowego.
• 4. Przepisy § 1-3 mają zastosowanie do umowy zawartej na czas oznaczony, a przekształconej z mocy art. 764 w umowę zawartą na czas nieoznaczony. Okres, na jaki umowa na czas oznaczony była zawarta, uwzględnia się przy ustalaniu terminu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej przed terminem

Zgodnie z art. 764² kc umowa agencyjna, nawet zawarta na czas oznaczony, może być wypowiedziana bez zachowania terminów wypowiedzenia w określonych w tym przepisie przypadkach. Przyczyną takiego wypowiedzenia może być:

–  niewykonanie obowiązków przez jedną ze stron w całości lub znacznej części,

– zaistnienie nadzwyczajnych okoliczności (takich jak np. nagła choroba).

Jeżeli wypowiedzenia dokonano na skutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność druga strona, jest ona zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez wypowiadającego w następstwie rozwiązania umowy.

Postanowienia dodatkowe w umowie agencyjnej

W umowie agencyjnej możemy zawrzeć również postanowienia:

– o zakazie/ ograniczeniu działalności konkurencyjnej (Art. 764⁶ )

– o obowiązku zachowania poufności;

– odnośnie praw autorskich;

– o obowiązku lojalności (postanowienie stanowiące uszczegółowienie obowiązku ustawowego;

– o zwrocie wydatków i kosztów agenta.

Z powyższej analizy wynika, że umowę agencyjną należy konstruować rozważnie. Jest wiele aspektów charakterystycznych dla tej umowy, a w przepisach czyha kilka „pułapek”, polegających na tym, że nie można tych przepisów modyfikować.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy stworzeniu lub analizie Twojej umowy agencyjnej- skontaktuj się ze mną: kontakt@r-legal.pl , tel. 516160748. Pamiętaj-mogę Ci pomóc również z dokumentami w języku angielskim.