Od dnia 8 lipca 2026 r. inspekcja pracy zyskuje nowe uprawnienie- możliwość reklasyfikacji umowy z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę. Czy ryzyko przeklasyfikowania umowy w branży IT jest realne? Nie da się tego stwierdzić na dzień dzisiejszy, będzie to w dużej mierze zależało od podejścia inspektorów i tego, czy w będą prowadzić kontrole w branży IT. Już teraz przedsiębiorcy mogą jednak podjąć kroki, które zabezpieczą ich lub zminimalizują ryzyko zmiany umowy.
Procedura przekształcenia umowy cywilnoprawnej będzie poprzedzona (obowiązkowo) wydaniem polecenia przez inspektora, który wskaże na konieczność dostosowania umowy do stanu faktycznego- czyli w praktyce po wydaniu polecenia konieczne będzie samodzielne przekształcenie umowy. Dopiero w przypadku niezastosowania się do polecenia inspektor będzie uprawniony do przekształcenia umowy w wyniku decyzji. Decyzja ta, w zakresie skutków podatkowych, ubezpieczeń społecznych oraz uprawnień pracowniczych, wywołuje skutki na przyszłość (od dnia jej wydania), a nie za okresy wcześniejsze, jak było to pierwotnie projektowane. W sytuacji, gdyby inspektor chciał dokonać reklasyfikacji wstecznie to nie może tego zrobić samodzielnie, może jednak skierować sprawę do sądu. Do kodeksu pracy wprowadzono także dodatkowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika, polegające na zawarciu nieprawidłowej umowy.
Bardzo dużo osób w branży IT świadczy usługi w oparciu o umowy B2b, jest to standard w tej branży w Polsce. Niestety, często faktyczne świadczenie usług, a także zawarta umowa, mogą świadczyć o tym, że właściwą formą uregulowania współpracy powinna być umowa o pracę.
Postanowienia umowne w umowie B2B
Jakie konkretnie postanowienia umowne świadczą o tym, że umowa może zostać uznana za UOP? GIP opublikował w listopadzie 2025 r. listę pytań, która ma pomóc w ocenie umowy- część punktów z tej listy w mojej ocenie jest całkowicie nietrafna (np. dlaczego otrzymywanie wynagrodzenia w pieniądzu miałoby świadczyć, że umowa to umowa o pracę? Umowy, gdzie świadczenie wyrażane jest w inny sposób należą przecież do rzadkości). Część jednak może służyć za punkt odniesienia i ułatwić ocenę umowy cywilnoprawnej.
Na co zatem zwrócić uwagę?
Określenie sposobu wykonania umowy– w przypadku umowy o pracę sposób wykonania umowy określa pracodawca, pod którego kierownictwem pracuje pracownik- a zatem pracodawca może wydawać wiążące polecenia pracownikowi; inaczej jest jednak w przypadku osoby na B2B, dlatego w umowie powinniśmy unikać sformułowań, które wskazują na wykonywanie poleceń pracodawcy, a pozostawić co najwyżej odniesienie do wskazówek kierunkowych, zaznaczając jednocześnie, że o sposobie wykonania umowy decyduje kontraktor;
Swoboda wyboru czasu świadczenia usług– w przypadku umowy o pracę czas świadczenia usług określa pracodawca, a pracownik musi się do tego dostosować (oczywiście w granicach obowiązujących umów i przepisów prawa), podczas gdy w przypadku umowy cywilnoprawnej to kontraktor powinien kształtować czas świadczenia usług, przykładowo decydować kiedy zaczyna i kończy świadczenie usług, a wszelkie ustalenia odnośnie czasu świadczenia usług powinny odbywać się za zgodą kontraktora lub obydwu stron, nie mogą być natomiast narzucane;
Swoboda wyboru miejsca świadczenia usług- obecnie firmy często wprowadzają obowiązek świadczenia usług z biura przynajmniej przez część tygodnia, najlepiej jednak, aby kontraktorzy mieli tutaj całkowitą swobodę, jednocześnie jednak umowa może przewidywać, że swoboda jest ograniczona z uwagi na konieczność prawidłowego wykonania umowy- w mojej ocenie zatem jest dopuszczalne ustalenie, że względy związane z prawidłowym wykonaniem umowy wymagają chociażby uczestnictwa w spotkaniach, czy wykonywania umowy w niektóre dni w biurze;
Sposób rozliczenia umowy– umowy z kontraktorami B2B w branży IT najczęściej mają formę stałego wynagrodzenia albo wynagrodzenia obliczanego według stawki godzinowej, często z odniesieniem do czasu świadczenia usług- samo odniesienie się do czasu w kontekście rozliczenia usług nie powinno stanowić problemu, jednak tutaj trzeba uważać, aby nie naruszyć zasady swobody czasu świadczenia usług, w tym kontekście warto także dodać postanowienia odnośnie odbiorów usług, chociażby miały mieć charakter odbiorów częściowych- umowa wówczas będzie odnosiła się chociaż częściowo do rezultatów usług, a nie jedynie do czasu ich świadczenia;
Brak pracy pod kierownictwem- z tym punktem w wielu umowach jest problem, ponieważ kontraktor zazwyczaj jest częścią struktury organizacyjnej spółki, dla której świadczy usługi i ma swojego przełożonego – managera, supervisora czy team leadera. Umowa jednak musi być tak skonstruowana, aby takiej podległości nie było, dlatego w umowie nie powinniśmy wskazywać, że kontraktor komukolwiek podlega, jednocześnie jednak nie ma przeszkód, aby wskazać w umowie osobę kontaktową, co jest częstą praktyką w przypadku umów cywilnoprawnych;
Powierzenie sprzętu lub wydzielonej przestrzeni biurowej- kontraktor świadczy usługi jako odrębna firma i powinien samodzielnie zapewniać sobie zarówno miejsce do ich wykonania, jak i niezbędny sprzęt; jeśli natomiast te elementy są zapewniane przez zamawiającego to należy to odpowiednio uregulować- albo za pomocą umowy najmu sprzętu/biura albo za pomocą umowy toolingowej, czyli umowy o korzystanie z narzędzi;
Benefity „pracownicze” dla kontraktorów- osoby współpracujące w oparciu o B2B często są wprost włączane do systemu benefitów pracowniczych- otrzymują od Zamawiających karty sportowe, opiekę medyczną, czy bony zakupowe. Objęcie kontraktorów takimi benefitami na takich zasadach jak pracowników jest błędem – takie benefity są dopuszczalne, ale należy je odpowiednio uregulować, uwzględniając fakt, że kontraktor to przedsiębiorca, dlatego powinien samodzielnie pokrywać tego typu koszty;
Urlopy płatne dla kontraktorów- z uregulowaniami odnośnie urlopów trzeba działać ostrożnie, z jednej strony jest zrozumiałe, że kontraktorzy muszą mieć „wolne”, jednak z drugiej strony, skoro nie świadczą usług, to nie powinni otrzymywać wynagrodzenia- z tego względu należałoby wynagrodzenie za czas urlopów uwzględnić w wynagrodzeniu za miesiące, kiedy usługi są świadczone, a nie wpisywać do umowy, że wynagrodzenie jest należne pomimo braku wykonywania umowy;
Brak wyłączności- standardowym zapisem w większości umów w branży IT jest zobowiązanie do osobistego świadczenia usług, jednak niestety taki zapis nie powinien być stosowany w umowach, ponieważ osobiste wykonywanie umowy jest przesłanką, która może świadczyć o umowie o pracę, z tego względu należy w tym zakresie wykonawcy zostawić swobodę, ograniczoną jedynie poprzez wymóg odpowiedniej wiedzy i doświadczenia podwykonawców.
Jaki zatem z powyższego wyłania się obraz? Samodzielnego, niezależnego kontraktora, który świadczy usługi na rzecz firmy, ma kilku klientów i skupia się na odpowiednim wykonaniu usługi.. Kontraktor samodzielnie organizuje swoją pracę, pojawia się w biurze wtedy, kiedy jest to niezbędne, korzysta z własnych narzędzi albo narzędzi firmowych, na podstawie odpowiedniej umowy (toolingowej lub najmu). Powyższe nie oznacza jednocześnie, że Zamawiający traci kontrolę nad wykonaniem umowy- i nie powinno tak być. Zamawiający ma prawo wymagać, ma prawo kontrolować jak wykonywane są usługi i zwracać się do kontraktora o dodatkowe wyjaśnienia. Te kwestie muszą być jednak dobrze wyważone w umowie, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której umowa będzie faktycznie wskazywała na podległość kontraktora.
Praktyka ma znaczenie
Umowy cywilnoprawne to jedna kwestia, jednak znaczenie będzie miało jeszcze jedno- ich wykonywanie w praktyce. Inspektor pracy w trakcie ewentualnej kontroli będzie na pewno interesował się nie tylko treścią samej umowy, ale także tym jak jest wykonywana na co dzień. Czy kontraktor faktycznie nie otrzymuje poleceń, których wykonania odmówić nie może? Czy faktycznie nie jest zobligowany do codziennej obecności w biurze, pomimo tego, że nie jest to konieczne, aby prawidłowo wykonywać obowiązki? Czy kontraktor musi pracować w określonych godzinach pracy? Te kwestie należy przeanalizować już teraz.
Jak się zabezpieczyć przed reklasyfikacją?
Odpowiedź jest prosta- należy przeprowadzić zarówno audyt umów B2B oraz innych umów cywilnoprawnych, ale także audyt ich faktycznego wykonywania. Należy zatem sprawdzić, jak faktycznie wygląda współpraca w firmie i czy nie dochodzi tutaj przykładowo do wydawania poleceń, czy narzucania czasu/miejsca pracy. Wprowadzenie odpowiednich zmian do umów oraz procesów może zabezpieczyć firmę na wypadek kontroli ze strony inspekcji pracy i uniknąć wysokich kosztów związanych z reklasyfikacją.