Prowadząc sklep internetowy szczególną uwagę należy zwrócić na ochronę danych osobowych. Osoby, które u nas kupują powierzają nam różnego rodzaju dane- związane ze składaniem zamówienia, wystawieniem faktury lub rachunku, w związku z działaniami marketingowymi. Jakie dokumenty i wymogi powinniśmy spełnić, aby działać w zgodzie z RODO oraz innymi przepisami?
Jakie dane osobowe przetwarza sklep internetowy?
Nie da się wskazać katalogu zamkniętego danych osobowych, który będzie właściwy dla każdego sklepu internetowego. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób funkcjonuje nasz sklep i co sprzedajemy. Należy przy tym mieć na względzie, czy nie przetwarzamy danych osobowych wrażliwych, co byłoby możliwe np. w przypadku sklepów medycznych. Wówczas będą nas obowiązywać wyższe standardy ochrony danych.
Dane osobowe w e-commerce – katalog przykładowy
Poniżej przykładowy katalog danych osobowych dla sklepu internetowego:
- pliki cookies- ciasteczka mogą zostać uznane za dane osobowe, jednak niezależnie od tego powinniśmy szczegółowo o nich informować;
- dane klientów sklepu- dane niezbędne do złożenia zamówienia, w tym dane firmy klienta (np. NIP), adresy itp.
- dane pozostałych użytkowników sklepu- dane osób, które korzystają ze sklepu, ale nie kupują, ale np. korzystają z formularza kontaktowego albo których preferencje zapisują się w cookies;
- dane osób korzystających z rozwiązań marketingowych, np. newsletter, pobierających e-booki, korzystających z webinariów itp. ;
- dane osób kontaktujących się za pośrednictwem e-mail;
- dane osób korzystających z mediów społecznościowych.
Powyższy katalog jest przykładowy i może stanowić jedynie wskazówkę dla ustalenia tego, jakie dane są w Twoim sklepie.
Zakres danych osobowych w sklepie internetowym
Zbierając dane osobowe w sklepie internetowym powinniśmy pamiętać o tym, że RODO nakłada na nas szereg obowiązków w związku z tym. Dawniej spotykaliśmy się ze zbieraniem nadmiernej ilości danych osobowych- „na przyszłość” lub „na wszelki wypadek”. Przykładowo w sklepie internetowym sprzedawca zbierał dane odnośnie daty urodzenia, choć było to zupełnie nieprzydatne z punktu widzenia sprzedawanych przez niego towarów. Oczywiście wszystko zależy od konkretnej sytuacji- gdyby sklep zajmował się sprzedażą alkoholi to z kolei powinien weryfikować wiek klientów.
Pamiętajmy też, że musimy zidentyfikować konkretne dane (np. imię, nazwisko, adres itp.), a nie tylko ich kategorie.
Według jakich zasad decydować jakie dane zbierać?
RODO przewiduje masę różnych reguł odnośnie danych osobowych i nie sposób je tutaj wszystkie przedstawić. Należy zwrócić uwagę na zasadę, zgodnie z którą dane osobowe powinny być zbierane wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie można ich dalej przetwarzać w sposób niezgodny z tymi celami. Nadto, należy stosować tzw. zasadę minimalizacji danych, co oznacza, że dane osobowe mają być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Tłumacząc to wszystko w skrócie- zbierajmy tylko te dane osobowe, które rzeczywiście są niezbędne.
Dokumenty RODO dla e-commerce
Każdy przedsiębiorca, działający w e-commerce powinien zadbać o dokumentację wewnętrzną odnośnie danych osobowych, o czym będę jeszcze pisać.
Są jednak również dokumenty, które należy udostępnić na swojej stronie, aby zachować zgodność z RODO. Podstawowym dokumentem będzie w tym zakresie polityka prywatności, gdzie należy zawrzeć wszelkie informacje o przetwarzaniu danych osobowych. Należy również zadbać o odpowiednie klauzule informacyjne o przetwarzaniu danych osobowych, tj. poinformować kto jest administratorem danych, jakie dane są przetwarzane, w jakich celach itp. Nie można wskazać z góry, gdzie klauzule takie powinny się znaleźć, ale będą potrzebne w każdym przypadku, gdzie będziemy przetwarzać dane osobowe. Jako przykład należy podać informację o przetwarzaniu danych osobowych w przypadku konkursów w mediach społecznościowych- umieszczenie informacji odnośnie przetwarzania danych osobowych będzie w takim przypadku obowiązkowe. Z tego punktu widzenia należy również zadbać o odpowiednie zgody na przetwarzanie danych (np. zgoda na Newsletter) lub inne udokumentowanie podstawy przetwarzania np. poprzez checkbox z informacją o polityce prywatności. Zgodnie z zasadą rozliczalności należy dokumentować wypełnienie obowiązków RODO.
Powyższy artykuł może służyć jako wskazówka w ustaleniu, jakie dane osobowe przetwarzamy w sklepie internetowym i jaka dokumentacja będzie w danym przypadku wymagana. Najważniejsze jest, aby poprawnie ustalić lub zidentyfikować zakres przetwarzanych danych osobowych oraz kategorie i rodzaje tych danych, a następnie dopasować do tego konieczne dokumenty.