Jak zaprojektować stronę internetową sklepu , żeby działała zgodnie z prawem? Jakie powinniśmy na niej udostępnić dokumenty? Jakie regulaminy i polityki?
Co jest obowiązkowe…
Nie ma oczywiście jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jakie dokumenty będą wymagane w naszej działalności. Wszystko zależy od tego, czym się zajmujemy, co sprzedajmy, czy działamy w mediach społecznościowych czy też nie. Niezbędne minimum dla sklepu internetowego to jednak według mnie:
- Regulamin sklepu internetowego;
- Polityka prywatności;
- Polityka cookies;
- Odpowiednie zgody i pouczenia odnośnie danych osobowych oraz cookies.
Klauzule informacyjne i zgody na stronie
Przy wejściu na stronę powinna znaleźć się informacja o stosowaniu plików cookies i link do polityki cookies, co wynika z ustawy Prawo Telekomunikacyjne. Uważam również, że powinno się w tym miejscu wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO i skierować użytkownika do Polityki prywatności, zawierającej informacje odnośnie przetwarzania danych osobowych użytkownika. Oczywiście obowiązek ten może też być również spełniony osobnym dokumentem- najważniejsze jednak, aby te informacje w ogóle się pojawiły na naszej stronie. Swoim klientom polecam również często połączenie polityki prywatności i cookies w jednym dokumencie, co jednak nie jest obowiązkowe.
Do czego potrzebny nam regulamin?
Regulamin sklepu jest niezbędny nie tylko w celu wypełnienia nałożonych przez prawo obowiązków, ale również dla klienta, który kupując w danym sklepie chce znać przebieg transakcji, czas realizacji zamówienia, sposoby zapłaty, dostawy oraz wiedzieć, jakie uprawnienia mu przysługując. Warto, aby regulamin był dokładny, co pozwoli uniknąć ewentualnych sporów z klientami. Regulamin stanowi wszystkie zasady, rządzące Twoją działalnością- jakie usługi świadczysz, na jakich zasadach i jakie uprawnienia i obowiązki masz do wypełnienia Ty oraz Twój klient. Regulamin to swoista umowa łącząca Ciebie oraz klienta, stąd warto zadbać o zabezpieczenie swoich interesów już na etapie budowania sklepu internetowego.
Checkboxy
Na naszej stronie powinny się zapewne pojawić różnego rodzaju checkboxy. Przy składaniu zamówienia klient powinien zaznaczyć, że zapoznał się z regulaminem. Przy newsletterze wymagana będzie zgoda marketingowa, natomiast przy korzystaniu z formularza kontaktowego- informacja o przetwarzaniu danych osobowych (może być w formie linku do Polityki Prywatności).
Polityka prywatności
Polityka prywatności stanowi informację na temat danych osobowych. Wskażesz w niej osobę Administratora danych osobowych (czyli zapewne Ciebie), a także określisz jakie dane przetwarzasz, jakie są cele tego przetwarzania i wskażesz pozostałe elementy, wynikające z RODO. W Polityce cookies poinformujesz natomiast jakie cookies stosujesz na stronie i co może z tym zrobić użytkownik- ten obowiązek wynika z ustawy Prawo Telekomunikacyjne.
Co jeszcze może być niezbędne na stronie?
Dodatkowo na stronie sklepu internetowego mogą się przykładowo znaleźć: regulamin programu lojalnościowego, regulamin promocji lub konkursu, regulaminy konkursów przeprowadzanych w mediach społecznościowych- za pośrednictwem Facebooka, Instagrama i innych, formularze odstąpienia od umowy lub reklamacji, dokumenty gwarancyjne, klauzule informacyjne… Możemy również umieścić osobne linki, informujące klienta o terminach dostaw, sposobach zwrotów itp. Tak jak zwykle- wszystko będzie zależało od naszych potrzeb i tego, co będziemy oferować klientowi.
W przypadku stosowania osobnych zakładek informacyjnych, niezależnych od regulaminu np. odnośnie dostaw lub sposobów wysyłki należy zadbać o to, aby były one spójne z regulaminem. Brak spójności może powodować potem nieprzyjemne konsekwencje i spory z klientami.
Nie ma katalogu obowiązkowych dokumentów, które muszą być udostępniane na stronie, wszystko zależy od naszych potrzeb biznesowych. W kolejnych wpisach postaram się przybliżyć wymagania odnośnie poszczególnych dokumentów oraz obowiązków osób prowadzących sklepy.
O tym jak samodzielnie przygotować Regulamin możesz przeczytać tutaj.
Polecam również analizę zmian w przepisach, obowiązujących od dnia 1 stycznia 2021 r, tekst dostępny tutaj.